info. til medlemmerne

Vi vil henlede opmærksomheden på stk 3.3.

,

Postadresse:
Beskæftigelse, Omsorg & Kultur

Telefon                   56 20 30 00

www.faxekommune.dk

Kontoradresse:

tijab@faxekommune.dk

Dato                       22-11-2011

Aftalen afløser den tidligere samarbejdsaftale om RAF mellem foreningerne og Faxe kommune, der udløb 31. december 2011. Samtidig ophører afta­len med forpagter/værten om forsamlingshusvirksomhed i Roholte.

Brugsretten til bygninger, arealer, installationer, inventar m.m. overtages som det forefindes ved aftalens ikrafttræden. De sidste aktiviteter i forbin­delse med den tidligere samarbejdsaftales engangsbeløb på 100.000 kr. til energiforbedringer og forbedringer forventes gennemført i begyndelsen af 2012.

1. Bygninger/arealer

Roholte aktivitets- og foreningscenter ligger på adresserne: Vindbyholtvej 30 A,B,C og 32 A og 36 A,B – 4640 Faxe. NB – Anders undersøger om disse matrikelnumre er korrekt. Bygningerne består af hhv. Roholte Gl. skole inkl. lejlighed, Roholte aktivitetshus (tidl. forsamlingshus), Roholte Boldklub samt garager og andre sidebygninger. Have, parkeringsareal, petanquebane m.m. indgår også i aftalen.

Boldbanen ved Roholte boldklub indgår ikke i aftalen. Den drives som andre kommunale idrætsanlæg af Faxe kommune.

2. Parterne og brugsret

2.1 Roholte foreningerne

Brugsretten tilfalder Roholte aktivitets- og foreningscenter (RAF), der samler de foreninger, der i dag anvender bygnin­gerne. Det gælder: KAOS-MC, Tirsdagsklubben, Roholte Sognelaug, Kultur & Bogcafé, Familie & Samfund, Klude-egen, Legestuen, Walkieklubben Rollo og Roholte Boldklub. NB. Andre foreninger skal kunne komme til og træde ud af aftalen. Det er ikke en ”musketér-ed” hvor alle skal være med. Forudsætningen er at foreningerne tilslutter sig denne aftale.

2.2 Faxe Kommune

Faxe Kommune ejer grunden og bygningerne og forpligter sig til at stå for den udvendige vedligeholdelse af bygningerne (”tag og fag”). Faxe Kommune tegner og betaler bygningsforsikring omfattende bygningsbrandforsikring og husejerforsikring.

Faxe kommune skal give tilladelse til større ændringer af bygninger og in­stal­lationer. Det gælder også selvom der ikke kræves myndigheds­god­ken­delser af de pågældende ændringer.

Faxe Kommune yder et tilskud til RAF’ s drift (se økonomi).

3. Fordeling af lokalerne:

3.1 Lokalerne i RAF fordeler sig i udgangs­punktet således:

KAOS MC

KAOS MC råder over klublokale på første salen i østbygningen, depotrum og mødelokale i stueetagen. Adgang til køkken, toilet, gangareal samt haven.

Legestuen

Legestuen råder over lokalet i sydvest hjørnet. De har adgang til og brugsret til gangarealer samt køkken og toilet samt adgang til haven.

Roholte Sognelaug, Kultur & Bogcafé (det gamle bibliotek)

Sognelauget råder over den gamle skole på nær KAOS´s og legestuens lokaler samt lejligheden. Bogcafeen råder over lokalet i nordvest hjørnet. De har adgang til alle gangarealer, køkken, toilet samt haven.

Tirsdagsklubben

Tirsdagsklubben råder over det sydvendte lokale i stueetagen i østbygningen. Adgang til alle gangarealer, køkken, toilet samt haven.

Klude-egen

Klude-egen råder over tirsdagsklubbens lokaler, scene, omklædning og adgang til haven.

Familie & Samfund

Benytter primært lokaler i aktivitetshuset og haven.

Walkieklubben Rollo

Walkieklubben Rollo råder over klublokale over omklædningsrummet i aktivitetshuset. De har adgang til lille baggang, toiletter og haven.

Roholte Boldklub

Roholte Boldklub råder over klubhuset. Adgang til lille baggang, toiletter samt adgang og brug af omklædningsrum i aktivitetshuset.

Alle foreninger i RAF

Alle foreninger i RAF har efter en aftalt plan mulighed for at anvende aktivitetshusets sale, køkken, omklædningsrum m.m.

3.2 Udlån/udlejning af lokaler

Såfremt RAF ikke benytter egne eller fælles lokaler, herunder sale m.m. i aktivitetshuset, kan disse på ledige tidspunkter udlånes/udlejes primært til andre fritids, –kultur og øvrige relevante aktiviteter. RAF administrer i fællesskab en udlåns-/udlejningskalender samt vilkår for udlån/udlejning.

Faxe kommune har, med respekt for RAF’s frister, fortrinsret som lejer af ledige lokaler.

3.3 Ingen forsamlingshusvirksomhed

RAF kan ikke anvende lokalerne til forsamlingshusvirksomhed, hvor der tilbydes lokaler, mad, servering eller tilsvarende ydelser i større eller mindre kombinationer. Dette kan hverken ske via en forpagter, ansat vært eller ved at der drives forsamlingshus i RAF’s eget regi.

4. Forretningsudvalget og årsmøde

Parterne har aftalt følgende organisering af arbejdet med den daglige drift.

4.1 Forretningsudvalget

Til forretningsudvalget vælges hvert år af foreningerne 1 person fra hver forening.

Roholte aktivitets- og foreningscenters forretningsudvalg har ansvaret for den daglige drift og vedligeholdelse af centret og afholder udgifterne hertil, jf. 5.1.

Forretningsudvalget står for foreningernes eget brug af eller udlejning af lejligheden.

Forretningsudvalget har ligeledes ansvaret for, at centrets nærmeste omgivelser fremtræder i ordentlig og ryddet stand, herunder snerydning ved og omkring centrets indgange. NB Anders spørger hvordan vi er stillet ved evt. fald i ikke-ryddet sne og forsikringssag/krav.

Forretningsudvalgets opgaver:

-          Forretningsudvalget har ansvaret for den daglige drift af Roholte aktivitets- og foreningscenter jf. aftaler på årsmødet

-          Forretningsudvalget træffer beslutninger, som hovedregel i enighed, med mindre der er aftalt andet i forretningsorden

-          Forretningsudvalget udarbejder en forretningsorden og har bemyndigelse til at etablere udvalg og arbejdsgrupper. Disse skal bistå forretningsudvalget med arbejde

-          Indkaldelse til årsmødet såvel som ekstraordinære møder

-          Øvrige opgaver fx bestilling af håndværkere og øvrige forhold der vedrører bygningerne og driften

-          Kontakt til Faxe Kommune, via Kultur & Fritidsafdelingen

4.2 Årsmødet

Årsmødet overordnede funktion er koordination samt at træffe aftaler om budget, regnskab og vedligeholdelsesopgaver.

Årsmødet afholdes senest den 1. marts. Årsmødet afholdes hvert år efter forudgående varsel på 1 måned til hver forening. Indkaldelse til ekstraordinært årsmøde skal ske med mindst 2 ugers varsel og senest 2 måneder efter, at kravet er fremsendt til forretningsudvalget. Der kan max deltage 3 repræsentanter fra hver forening til årsmødet. Faxe kommune inviteres via Kultur og fritidsafdelingen til årsmødet (ikke mødepligt).

På årsmødet skal følgende punkter besluttes og indgå i en dagsorden:

1.        Valg af dirigent og referent

2.        Forretningsudvalgets beretning fremlægges

3.        Fremlæggelse af forretningsudvalgets forslag til aktiviteter, forslag til istandsættelse mv. samt et budget for det kommende år.

4.        Godkendelse af årsregnskab

5.        Indkomne forslag, der skal være forretningsudvalget i hænde senest 2 uger før årsmødet.

6.        Præsentation af nye medlemmer til forretningsudvalget samt suppleanter.

7.        Evt.

5. Økonomi

5.1 Tilskud / RAF’s andel

RAF drives med tilskud fra Faxe Kommune på 75 % af driftsudgifterne, dog maximalt 259.000 kr. (2012-niveu). De sidste 25 % skal RAF og foreningerne selv bidrage med.

Maximum for det årlige tilskud reguleres svarende til den generelle pristals­regulering af kommunens budgetter.

Det kommunale tilskud udbetales halvårsvis, dvs. 2 gange årligt. Udbetalin­gerne sker efter nærmere aftale til RAF’s bankkonto. Udbetalingerne søges afpasset så de bedst muligt svarer til RAF’s driftsbudget. Evt. reguleringer af tilskuddet for det pågældende år finder senest sted i forbindelse med den førstkommende udbetaling af tilskuddet i det efterfølgende år.

Kommunens tilskud udbetales forskudsvist for et halvt år ad gangen. Der reguleres tilskuddets størrelse i forbindelse med regnskabsaflæggelse.

5.2 Betalinger og regnskab

RAF står for betaling af de løbende driftsudgifter og det fornødne regnskab herfor. Regnskabsåret følger kalenderåret. Regnskabet skal indsendes til Faxe kommune umiddelbart efter at årsmødet har godkendt det.

6. Aftalen

6.1 Ikrafttræden

Aftalen træder i kraft pr. 1. januar 2012 og løber indtil en af parterne opsiger aftalen.

Parterne foretager i fællesskab – og mindst en gang i hver byrådsperiode - en gennemgang af aftalen og drøfter om der måtte være behov for ændringer. Gennemgangen sker normalt inden udgangen af de første 2 år af byrådets valgperiode. Parterne er enige om, at en gennemgang første gang foretages inden 1. juli 2013.

6.2 Opsigelsesvarsler

Forretningsudvalget i RAF kan opsige aftale med 6 måneders varsel. De enkelte foreninger i RAF FU kan dog udtræde af samarbejdsaftalen jf 2.1 og jf. øvrige aftaler i RAF forretningsorden.

Faxe kommune kan opsige aftale med 12 måneders varsel til en 1. januar.

Ved misligholdelse af aftalen, herunder at RAF’s er i restance med væsent­lige dele af de løbende driftsudgifter, kan Faxe Kommune inddrage brugsretten til RAF med et kortere varsel. Det sker for at minimere de samle­de konsekvenser af restancer eller misligeholdelse. Kommunen orienterer RAF og de enkelte foreninger om situationen og det konkrete varsel.

6.3 Ved ophør af aftalen

I tilfælde af opsigelse af aftalen vedr. RAF bortfalder den fælles brugsret og bygningerne overgår til kommunens disposition i henhold til ovenstående opsigelsesvarsler. Afviklingen tilrettelægges sammen med RAF’s foreninger. I denne proces har foreningerne forkøbsret til bygninger og arealer inden kommunen disponerer bygninger og arealer.

Tiltrådt den xx. december 2011

For foreningerne                                       For Faxe Kommune